Privatlivspolitik

Hos HESTIA Ejendomme passer vi på din data

Læs vores politik herunder

Privatlivspolitik

Hos HESTIA Ejendomme passer vi på din data

Læs vores politik herunder

PRIVATLIVSPOLITIK

Hestia Administration ApS (CVR nr.: 21108375) er dataansvarlig for de oplysninger, som vi behandler om dig.

Kontaktoplysninger

Hvis du vil kontakte os vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på:

administration@hestia.as eller +45 7026 9010

1. Behandling af persondata

For at vi kan imødekomme eventuelt indgåede aftaler med dig så er det nødvendigt at vi behandler personoplysninger om dig.

2. Behandling af personoplysninger på lejere/mulige lejere/tidligere lejere

2.1 Behandling af oplysninger ifm. administration af lejeforhold

Når du er lejer hos os, behandler vi en række oplysninger ifm. at vi administrerer lejeforholdet mellem os og dig.

Oplysninger	Formål	Lovligt grundlag	Sletning	Data kan videregives til
Navn, adresse., e-mail, telefonnummer, indflytningsdato, fraflytningsdato lejernummer, underskrift	At kunne administrere lejeforholdet og for at kunne overholde lejeloven, samt bl.a. udarbejde lejekontrakt	Opfyldelse af kontrakt (art. 6, stk. 1, litra b)	Når du ikke har været lejer hos os i mere end 5 år.	Leverandør af vores sagssystem Leverandør af system til fraflytningsrapporter Eksterne håndværkere (kun navn, adresse og telefonnummer) Øvrige IT-underleverandører
CPR nr.	Tilmelding til el-selskab Udsendelse af dokumenter via e-boks Udsendelse af lejekontrakt til underskrift med digital signatur Udbetalinger via Nemkonto eller CPR nr.	Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a)	CPR nr. slettes når du trækker dit samtykke tilbage eller efter fraflytning.	El-selskaber E-boks Penneo Experian (RKI) Leverandør af vores sagssystem
Din gæld til os, navn, telefonnummer, e-mail, adressen der skyldes for, din nuværende adresse	At inddrive gæld du har til os.	Interesseafvejning (art. 6, stk. 1, litra f) – det er i vores interesse at inddrive den skyldige gæld.	Når gælden er betalt.	Inkassoselskab
Forbrug af el, vand og varme, navn, adresse	At kunne afregne dit forbrug af el, vand og varme	Opfyldelse af lejekontrakt (art. 6, stk. 1, litra b)	Forbrugsopgørelser slettes når de er behandlet.	Forbrugsaflæsnings-firmaer

2.2 Behandling af oplysninger ifm. indhentning af kreditvurdering

Før du tilbydes en lejebolig hos os indhenter vi en kreditvurdering, hvor vi behandler en række oplysninger:

Oplysninger

Formål

Lovligt grundlag

Sletning

Data kan videregives til

CPR nr.

Indhente
kreditvurdering og vurderer om du skal tilbydes en bolig.

Samtykke (art. 6,
stk. 1, litra a)

Slettes efter det
anvendt til indhentning af kreditvurdering.

Experian(RKI)

2.3 Behandling af personoplysninger ifm. anmeldelse af lejer til Experian/RKI

Såfremt du ikke betaler din gæld til os, anmelder vi det til RKI.

Oplysninger	Formål	Lovligt grundlag	Sletning	Data kan videregives til
Navn, telefonnummer, e-mail, nuværende adresse, fødselsdato og skyldige beløb	At kunne fremsøge dårligere betalere fremover.	Interesseafvejning (Art. 6, stk. 1, litra f) – det er i vores interesse at vi kan fremsøge dårlige betalere i fremtiden	Slettes efter det anvendt til indhentning af kreditvurdering.	Experian (RKI)

2.4 Behandling af personoplysninger ifm. fremvisning af opsagte lejemål

Når du opsiger dit lejemål, videregiver vi dine kontaktoplysninger til mulige nye lejere.

Oplysninger

Formål

Lovligt grundlag

Sletning

Data videregives til

Navn, adresse og
telefonnummer

At nye lejere kan
kontakte dig angående fremvisning.

Interesseafvejning
(art. 6, stk. 1, litra f – det er både i vores og lejers interesse at
lejemålet bliver fremvist og dermed udlejet igen

Når du ikke har været
lejer hos os i mere end 5 år.

Mulige nye lejere

2.5 Behandling af personoplysninger ifm. klagesager

Hvis du er involveret i en klagesag, behandler vi en række oplysninger om dig:

Oplysninger

Formål

Lovligt grundlag

Sletning

Data videregives til

Navn og adresse på
indklager, navn og adresse på den der klages om, hvad klagen vedrører

Behandling af klager

Opfyldelse af
kontrakt (art. 6, stk. 1, litra b)

Når du ikke har været
lejer hos os i mere end 5 år.

Advokat

Leverandør af vores
sagssystem

2.6 Behandling af personoplysninger ifm. forsikringssager

Hvis der sker skader i din lejlighed som skal dækkes af vores forsikring, kan vi give en række oplysninger om dig videre til
forsikringsselskabet.

Oplysninger

Formål

Lovligt grundlag

Sletning

Data videregives til

Navn, adresse,
telefonnummer

At taksator kan
aftale tid med dig til besigtigelse af skaden.

Interesse afvejning (art.
6, stk. 1, litra f), da det er i vores interesse at vi kan få forsikringen
til at dække skader

Når du ikke har været
lejer hos os i mere end 5 år.

Vores
forsikringsselskab

2.7 Behandling af personoplysninger ifm. ophævelse af lejeforhold

Hvis vi bliver nødsaget til at ophæve lejeforholdet med dig fordi du fx ikke betaler din husleje, kan vi behandle en række oplysninger om dig:

Oplysninger

Formål

Lovligt grundlag

Sletning

Data videregives til

Navn, adresse, krav

Ophævelse af lejeforholdet

Opfyldelse af
kontrakt (art. 6, stk. 1, litra b)

Når du ikke har været
lejer hos os i mere end 5 år.

Fogedretten

Kommunens
boligsociale enhed (hvis vi ikke kan få fat i dig)

2.8 Behandling af personoplysninger ifm. venteliste

Når du skriver dig på venteliste til at få tilbudt en lejebolig hos os, behandler vi en række oplysninger om dig:

Oplysninger	Formål	Lovligt grundlag	Sletning	Data videregives til
Navn, E-mailadresse, Telefonnummer, andre oplysninger der angives i ansøgningen.	At kunne tilbyde dig en lejebolig	Interesseafvejning (art. 6, stk. 1 litra f) – det er i vores interesse at tilbyde dig en plads på ventelisten.	Ansøgninger slettes efter 3 måneder.	Leverandør af e-mailsystem Microsoft i USA, vi har indgået SSC kontrakt som kan findes på Microsofts hjemmeside og implementeret supplerende foranstaltninger for at sikre overførslen.

3. Behandling af personoplysninger jobansøgere

3.1 Behandling af personoplysninger ifm. rekruttering

Når du søger et job hos os, behandler vi en række oplysninger om dig:

Oplysninger	Formål	Lovligt grundlag	Sletning	Data videregives til
Kontaktoplysninger, CV, ansøgning, eksamensbeviser og hvad ud ellers medsender	Ansøgning og bilag bliver gennemlæst af den relevante leder med det formål at kunne besvare og vurdere indholdet i forhold til et defineret job.	Interesseafvejning (art. 6, stk. 1, litra f) – det er i vores interesse at opbevare din ansøgning så vi evt. kan indkalde dig til samtale.	Opfordrede ansøgninger gemmes indtil den rette kandidat er fundet. Uopfordrede ansøgninger gemmes med samtykke i op til 6 måneder.	Leverandør af e-mailsystem Microsoft i USA, vi har indgået SSC kontrakt som kan findes på Microsofts hjemmeside og implementeret supplerende foranstaltninger for at sikre overførslen.
Referencer fra tidligere arbejdsgivere	At vurdere om du er den rette kandidat til jobbet.	Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a)	Som ovenfor	Som ovenfor
Straffeattest	At vurdere om du er den rette kandidat til jobbet.	Databeskyttelsesloven §8 stk. 3	Slettes så snart den er påset.	Som ovenfor.
Oplysninger fra sociale medier	At vurdere om du er den rette kandidat til jobbet.	Interesse afvejning (art. 6, stk. 1, litra f), da det er i vores og ansøgers interesse at vi kan vurdere om vi vil tilbyde ansøgeren en stilling.	Når ansættelsesforløbet er afsluttet.	N/A

4. Behandling af personoplysninger på administrationskunder

4.1 Behandling af oplysninger på ejere af ejendomme

Når du er ejer af en af de ejendomme vi administrerer, behandler vi en række oplysninger om dig:

Oplysninger

Formål

Lovligt grundlag

Sletning

Data kan videregives til

Navn,
kontaktoplysninger, hvilke ejendomme du ejer, billed-ID, herunder CPR nr.

At kommunikere med
dig, samt oprette aftaler med banken, stifte selskaber etc.

Opfyldelse af
kontrakt (art. 6, stk. 1, litra b)

Art. 6, stk. 1, litra
c. og Databeskyttelseslovens §11 stk. 2, 1 (angående CPR nr.)

Når dit kundeforhold
ophører

NETS

Virk.dk

Kreditforening

5. Behandling af personoplysninger i øvrigt

5.1 Behandling af oplysninger ifm. overvågning

I forbindelse med at vi har installeret overvågning ved nogle af vores ejendomme og på vores kontor, behandler vi en række oplysninger om dig, såfremt du færdes på de lokationer.

Oplysninger	Formål	Lovligt grundlag	Sletning	Data kan videregives til
Videooptagelser og billeder	Afskrækkelse af indbrudstyve, samt opklaring i forbindelse med tyveri og hærværk.	Interesseafvejning (art. 6 stk. 1, litra f) – det er i vores interesse at kunne identificere og afskrække eventuelle kriminelle.	Optagelser slettes efter 30 dage	Ordensmagten

5.2 Behandling af oplysninger ifm. cookies på hjemmesiden

Når du besøger vores hjemmeside, kan du give samtykke til at der placeres cookies på din browser, som indsamler en række oplysninger.

Oplysninger	Formål	Lovligt grundlag	Sletning	Data kan videregives til
IP-adresse	At kunne forbedre indholdet på vores hjemmeside	Samtykke (art. 6, stk. 1, litra a)	Slettes iht rutinerne i cookiepolitikken.	Google i USA, vi har indgået SSC kontrakt som kan findes på Googles hjemmeside og implementeret supplerende foranstaltninger for at sikre overførslen.

5.3 Behandling af oplysninger ifm. henvendelser via kontaktformular på hjemmeside og via e-mail

Når du kontakter os via kontaktformularen på hjemmesiden eller via e-mail behandler vi en række personoplysninger om dig.

Oplysninger	Formål	Lovligt grundlag	Sletning	Data kan videregives til
Navn, e-mail, telefonnummer, adresse, stilling, din besked til os + andre oplysninger i din e-mail signatur.	At kunne behandle og besvare din henvendelse	Interesseafvejning (art. 6, stk. 1, litra f) – det er i vores interesse at besvare henvendelser fra dig	Henvendelser slettes fra vores support mail efter 1 år.	Leverandør af e-mailsystem Microsoft i USA, vi har indgået SSC kontrakt som kan findes på Microsofts hjemmeside og implementeret supplerende foranstaltninger for at sikre overførslen.

5.4 Behandling af oplysninger ifm. henvendelser via sociale medier

Når du kontakter os via sociale medier, behandler vi en række personoplysninger om dig.

Oplysninger	Formål	Lovligt grundlag	Sletning	Data kan videregives til
Dit brugernavn på det sociale medie, besked	At kunne behandle og besvare din henvendelse	Interesseafvejning (art. 6, stk. 1, litra f) – det er i vores interesse at besvare henvendelser fra dig	Du har selv mulighed for at slette de beskeder du har sendt til os.	Facebook i USA, vi har indgået aftale som indeholder SSC kontrakt som kan findes på Facebooks hjemmeside.

5.5 Behandling af oplysninger på leverandører og samarbejdspartnere

Hvis du er leverandør eller samarbejdspartner hos os behandler vi en række oplysninger om dig:

Oplysninger	Formål	Lovligt grundlag	Sletning	Data kan videregives til
Kontaktoplysninger, bankoplysninger	Kommunikation og afregning	Opfyldelse af kontrakt (art. 6, stk. 1, litra b)	Slettes 5 år + løbende år efter dit sidste køb jf. bogføringsloven.	IT-underleverandører, Revisor

6. Videregivelse af personoplysninger

Det skal nævnes at personoplysninger kan blive delt og behandlet internt i Hestia koncernen.

7. Dine rettigheder

Ifølge lovgivningen har du en række rettigheder relateret til vores behandling af dine personoplysninger.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os på kontaktoplysninger ovenfor under ”Kontaktoplysninger”.

7.1 Retten til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække et eventuelt afgivet samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de
kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor under ”Kontaktoplysninger”.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af
dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen.
Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt. Vi gemmer dokumentation for afgivne samtykker 2 år efter det er
trukket tilbage.

7.2 Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

7.3 Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

7.4 Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

7.5 Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen,
må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

7.6 Ret til indsigelse

Du har i nogle tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre
indsigelse hvis dine oplysninger behandles til direkte markedsføring – det gør vi dog ikke.

7.7 Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart
format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

7.8 Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder
Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.